מערכת גיוס עובדים הוא כלי המאפשר מעקב אחר מועמדים ומשרות בארגון על מנת לשפר את פעולתה של מחלקת משאבי האנוש ושל המגייסים. מערכת גיוס מאפשרת גישה אינטרנטית לכל בעלי התפקידים הרלוונטיים במחלקת משאבי האנוש על מנת ליעל את עבודתם ולאפשר להם להיות מעודכנים בזמן אמת אודות המועמדים והמשרות הנדרשות. הטמעת מערכת גיוס עובדים ככלי עבודה של מחלקת ניהול משאבי האנוש היא הצעד הטכנולוגי המתקדם ביותר וזה המאפשר עבודה יעילה ופרודוקטיבית של הארגון.
עקרונות לבחירת מערכת גיוס לארגוןהטמעה של מערכת גיוס עובדים בארגון טומנת בחובה סיכונים שכן אם לא מבצעים התאמה בין המערכת לארגון הדבר יכול להסב נזקים ארגוניים וכלכלים. לכן חשוב לעשות את הצעד בצורה שקולה ולדעת מה הארגון שלכם צריך ומה המערכת אמורה לספק. כאשר ישנה התאמה בין השניים מפיקים את מירב הרווחים לארגון.
ראשית יש לבדוק מהו הליך גיוס העובדים הנוכחי בארגון שלכם על מנת לחשוב מחדש מהם הדברים אותם רוצים לשמר, מהם הדברים אותם רוצים לשנות וגם על מנת ליצור אחידות בין כל הגורמים בארגון הלוקחים חלק בגיוס העובדים. לאחר מכן יש לבחון ולכמת את פעולת גיוס המועמדים. לדוגמה: כמה מועמדים בשנה /חודש/רבעון שולחים קורות חיים לארגון ועוד.
לאחר ביצוע השלב הראשון הארגון יודע מהם הדברים אותם הוא רוצה לשמר ולהפוך חלק מהמערכת החדשה, אילו דברים הנם ברי ויתור ואלו דברים חדשים יש לאמץ על מנת ליצור את המערכת האולטימטיבית לארגון.
מערכת גיוס עובדים והתאמתה לארגוןלאחר מיפוי העקרונות לפיהם תפעל המערכת יש לבצע התאמה של מערכת גיוס עובדים לארגון. החלטות כגון מי יהיה בעל גישה למערכת, מי יתחזק אותה והיכן יאוחסן המידע הם רק חלק מכל אותם החלטות טכניות אותם יש לקחת בכדי להתאים את המערכת בצואה הטובה ביותר לארגון ולאנשים שאמונים על העבודה עמה.
אם הארגון שלכם התייחס ברצינות הראויה להתאמת מערכת גיוס עובדים לצרכיו ולעובדיו על פי התהליך והשלבים שפורטו ותוך עבודה מול המתכנתים ומול מחלקת משאבי האנוש הרי שבסופו של יום הארגון הרוויח כלי מתקדם ויעיל שישפר את עבודתה של מחלקת משאבי האנוש ויוביל למציאת מועמדים מתאימים אשר יצעידו את הארגון בדרך הנכונה.
